Gestão de TI ou TI Enxuta!
Sistemas de informação de qualidade são vitais para o sucesso da empresa moderna. Do ponto de vista da criação de valor, todos reconhecem que TI, cada vez mais, muda a vida das pessoas, facilita as interações entre empresas e clientes e agiliza processos internos.
A partir daí, negócios e TI passaram a perceber a necessidade de melhorar significativamente a forma como eles trabalham juntos em direção a resultados compartilhados. Se não estiverem alinhados ao negócio e às reais necessidades, e se não forem muito bem gerenciados, os processos de TI podem consumir recursos nobres.
Sendo uma área de tamanha importância, tendo em vista valor, desperdícios e recursos envolvidos, surge o conceito : Lean IT ou Gestão de TI, que é a aplicação dos princípios Lean no desenvolvimento e gerenciamento de produtos e serviços de Tecnologia da Informação.
Assim como prega a filosofia Lean desde sua criação no Japão, precisamos ter em mente os seus princípios norteadores para aplicá-los no âmbito da TI. A preocupação principal é a eliminação de desperdício no contexto de TI.
Ao olhar para alguns processos de TI é possível rapidamente identificar desperdícios: inúmeros retrabalhos, custos desnecessários, horas excedentes, atrasos, usuários e clientes insatisfeitos.
Leia Mais: conheça aqui os principios de lean aplicados em TI
Lean IT é muito mais que apenas um conjunto de ferramentas e práticas; É uma transformação comportamental e cultural profunda que incentiva todos na organização a pensar diferentemente sobre o papel da informação de qualidade na criação e entrega de valor para o cliente.
Conheça mais!
Desperdicios
A essência do pensamento Lean é a contínua eliminação das atividades desnecessárias, que absorvem recursos, mas não geram valor: os desperdícios. Para que seja possível focar na redução de todas as perdas ocorridas no processo produtivo, o pensamento enxuto parte do princípio que existem oito tipos de desperdícios que devem ser identificados e eliminados: superprodução, espera, transporte, processamento, defeito, movimentação, estoque e conhecimento subutilizado.
Mas e quando falamos de desperdícios em TI ? Há sempre uma dificuldade em identificá-los claramente. Por isso, Steven Bell, em seu livro TI LEAN, adaptou os desperdícios identificados inicialmente na manufatura comparando-os em onde os encontramos na tecnologia da informação:
|
|
Alterações a sistemas e aplicações não autorizadas, não utilização de funções “standards” de pacotes. Dados incorretos. Correção de Incidentes e bugs nos sistemas. |
 |
Excesso de e-mails e relatórios, não lidos; funcionalidades que não serão usadas; máquinas sobrecarregadas. |
 |
Indisponibilidade dos sistemas, etapas de processo desnecessárias, tempo de resposta lento, necessidade de recurso a processos manuais |
 |
Desperdiçar o potencial criativo das pessoas, não ouvir os envolvidos com o projeto, não envolver o time na identificação e resolução dos problemas. |
 |
Deslocamentos para resolução de problemas, estoques de equipamentos centralizados, troca de informação entre múltiplos sistemas, barreiras de segurança ao fluxo de informações. |
 |
Informação em excesso causando problemas de busca e versionamento, backlog em excesso e trabalho em progresso, licenças de software e hardware que não são utilizadas. |
 |
Dados redundantes, transações desnecessárias, relatórios não utilizados, funcionalidades que os clientes não usam, processamento sem valor. |
 |
Busca por informação em diferentes lugares, inserção dos mesmos dados em diferentes telas de sistemas, prioridades que mudam a todo instante. |
Princípios
Para que o Lean seja aplicado fora das indústrias, as organizações precisam incorporar conceitos e princípios que têm o papel de nortear as suas transformações para uma empresa enxuta. Cinco princípios orientam o modo de Pensamento Enxuto sendo fundamentais na eliminação dos desperdícios e ajudando a tornar as empresas mais flexíveis e capazes de responder as necessidades dos clientes.
Especificação de valor
O valor é o ponto de partida para o pensamento enxuto e deve ser definido segundo as perspectivas do cliente final. O valor só é significativo quando expresso em termos de um produto específico que atenda às necessidades do cliente a um preço e momento específico.
Fluxo de valor
O fluxo de valor é o conjunto de todas as ações envolvidas no ciclo de vida de um produto ou serviço, que vai desde o recebimento do pedido até o produto acabado nas mãos do cliente. Dentro de uma organização de TI significa identificar todos os processos e atividades que entregam valor ao cliente distinguindo-os dos demais processos. Em TI, é uma boa prática fazer uma lista das entregas e validá-las constantemente. Se necessário é possível utilizar uma ferramenta Lean muito comum chamada mapeamento de fluxo de valor.
Fluxo Contínuo
Uma vez que o valor tenha sido especificado, o fluxo de valor mapeado,o passo seguinte é dar fluidez às atividades restantes, que geram valor. Isto significa realizar todas as etapas sem interrupções, esperas, refugos ou refluxos. Ferramentas ágeis como scrum, XP, Lean software development e kanban, são comumente utilizadas para este fim. Um fluxo cuidadosamente projetado em toda a cadeia de valor tenderá a minimizar o desperdício e aumentar o valor para o cliente.
Produção Puxada
A produção puxada, em termos simples, significa que um processo inicial não deve produzir um bem ou serviço sem que o cliente de um processo posterior o solicite. É possível projetar, programar e fabricar exatamente o que o cliente quer, ou seja, o cliente passa a “puxar” a produção. Em organizações de TI, normalmente o usuário é quem puxa a demanda, a TI deve sempre desenvolver em pequenos lotes, a fim de que as tarefas possam ser constantemente validadas diminuindo o desperdício.
Perfeição
Ao atingir os 4 primeiros princípios, deve-se começar o processo novamente e continuá-lo até que um estado de perfeição seja atingida em que o valor ideal é criado com nenhum desperdício.A ideia de gestão da qualidade total é remover continuamente as causas da má qualidade dos processos de produção. Esta busca incessante do perfeito é a atitude fundamental de uma organização que pretende ser “Lean”.
Referências: